Partir en voyage d’affaire et surtout dans un pays assez éloigné comme la Belgique est une manière de sortir d’une zone de confort en vue d’optimiser les performances de l’entreprise. Cependant, il ne s’agit pas d’une mince affaire étant donné que cela implique un certain nombre de prévisions. Ainsi, pour ne pas se perdre dans les montagnes de travail à réaliser et les rendez-vous interminables, il est toujours recommandé de s’organiser au maximum.
Quelles sont les préparations à faire ?
Comme pour tout voyage, vous devez vous munir de plusieurs documents et de toutes les formalités avant d’entrer sur le territoire d’un autre pays. Comme les destinations telles que Belgique sont très prises par les chefs d’entreprises, il est toujours indispensable d’emmener une carte professionnelle. Étant donné qu’il s’agit d’une ville qui accueille plusieurs professionnelles en déplacement chaque année, elle exige de ces derniers, le renouvellement de leurs pièces d’identité mais surtout des documents administratifs qu’ils doivent emporter. Il faut également veiller à ce que la date de péremption du passeport ne soit pas proche pour pouvoir bien s’organiser sur le reste. En ce qui concerne l’obtention du visa, puisqu’il s’agit d’un pays Européen, l’octroi de ce dernier est assez compliqué. Cependant pour simplifier la procédure, vous êtes vivement recommandé de faire appel à un service de voyage d’affaires. Ces derniers vous expliqueront toutes les démarches à suivre en vue d’obtenir un avis favorable du consulat et en vue de réussir le séminaire dans la ville de Charleroi.
Quelles sont les formalités sanitaires à accomplir ?
En dehors de la formalité administrative, les formalités sanitaires sont aussi très requises et demandées par les villes telles que Bruxelles ou Charleroi. C’est dans ce cadre que les autorités compétentes de ces municipalités vous réclameront des vaccins assez spécifiques. Dans certains cas des vaccins contre la fièvre typhoïde ou encore antitétaniques sont requis pour pouvoir entrer dans le territoire Belge et y organiser un voyage d’affaires. Il est aussi très recommandé de prévoir une trousse de pharmacie complète pour pallier les situations de malaise. Pour anticiper les accidents ou les maladies, vous pouvez aussi vous souscrire à une assurance. Il ne s’agit pas ici d’une simple assurance mais d’un organisme assureur des professionnelles en déplacement. Ces derniers offrent plus de garanties en cas de maladie ou bien d’accident et couvrent bien les frais relatifs à ces derniers.
Qu’en est-il des logements et des salles de séminaires ?
Le logement est aussi un point à ne pas négliger pour la bonne marche des affaires. A Bruxelles et à Charleroi, il existe plusieurs agences de voyages que vous pourrez contacter avant tout départ afin de connaitre les hôtels les plus abordables. Par ailleurs ces villes se diffèrent des autres en raison de leurs services de location d’appartements. Ces services sont implantés partout dans ces cités et sont accessibles à des prix raisonnables. De plus, ils peuvent proposer des appartements pouvant accueillir 5 à 6 personnes. Ces logements sont idéals pour les personnes qui restent pour une courte durée ou pour les professionnels en déplacement. En ce qui concerne les séminaires, ces cités regorgent de plusieurs endroits à savoir des salles de réunion ou châteaux où vous pourrez organiser des conférences. Ces derniers sont souvent bien équipés et disposent d’une sonorisation parfaite pour mener à bien sa conférence.